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COMMUNIQUER PAR MEL

Règles de communication par mel

Rappels : erreurs les plus fréquentes

 Attention à ne pas répondre à toute une liste de diffusion
 Répondre par retour de mel (même adresse et même objet)
 Ne pas répondre par retour, si le sujet est sans rapport
 Regrouper toutes les informations dans un mel unique

 Reprendre l’ensemble du mél, en cas d’erreur ou d’oubli de fichier, pour disposer de tout dans un mel unique
 Préciser NOM Prénom COMMUNE école mat élém prim
 Limiter l’objet à un seul mot pour faciliter le repérage rapide et l’archivage
 Un mel distinct pour chaque sujet différent

 Respecter la voie hiérarchique en ajoutant l’adresse du directeur en copie
 Ne pas écrire directement ou individuellement à l’IEN, c’est le directeur qui coordonne
 Utiliser exclusivement la messagerie professionnelle
 Ne pas surcharger la boite, supprimer et vider la corbeille
 Archiver les mels dans des dossiers organisés dans le nuage académique

 Créer des listes de diffusion (école, classe...) pour éviter les erreurs de frappe
 Ne pas laisser apparaître les adresses de tous les destinataires (CC)

Rappels (mel du Rectorat à tous les enseignants 03/04/2020) :
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Dans ce contexte, vous trouverez ci-dessous 5 bonnes pratiques pour un usage adapté et responsable de la messagerie, afin de maintenir cet outil de communication institutionnel dans les meilleures conditions de fonctionnement.
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1. Mot de passe sécurisé  : Assurez-vous que votre mot de passe est suffisamment sécurisé et robuste. Dans le cas contraire, changez-le en suivant les indications sur la page de connexion des services académiques
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2. Messagerie saturée  : Votre capacité de stockage doit être surveillée, une boîte saturée ne reçoit plus de message et vous perdez des informations. Pensez à supprimer les messages dont vous n’avez plus besoin et à vider régulièrement votre corbeille. Votre quota évolue automatiquement en début de mois si besoin
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3. Envoi de fichiers volumineux  : La messagerie n’est pas faite pour envoyer des fichiers volumineux (limite d’un message 15 Mo). Un service d’envoi de fichiers volumineux EFIVOL est disponible sur l’intranet PARTAGE et sur le portail ARENA
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4. Redirection automatique des messages : Bien qu’il soit possible de transférer votre boite aux lettres professionnelle vers un fournisseur de messagerie externe (Gmail, Hotmail, Orange,...), cette pratique est fortement déconseillée. La réception de tous vos messages n’est plus assurée, certains peuvent être considérés à tors comme indésirables, voire supprimés. L’externalisation de vos messages nuit également à la confidentialité des données sensibles que nous sommes susceptibles de recevoir. Vous pouvez désactiver le transfert de votre boite aux lettre depuis les options du Webmail
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5. Les bons réflexes  :
• Ne répondez jamais à une demande d’informations confidentielles et personnelles (hameçonnage, filoutage ou phishing), surtout nombreuses en cette période
• Vérifiez l’adresse de l’expéditeur et surtout le contenu
• Méfiez-vous des pièces jointes porteuses de virus, et de logiciels espions. En cas de doute, contactez l’expéditeur par téléphone
• Vérifiez que l’adresse de notre navigateur utilise bien le domaine officiel de l’académie (xxx.ac-nancy-metz.fr/xxx)
•Lorsque vous êtes destinataire d’un courrier qui a été expédié à une liste de diffusion, il faut absolument éviter de faire "répondre à tous"
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En respectant ces bonnes pratiques, c’est la garantie pour tous de préserver le bon fonctionnement de la messagerie académique.
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Vous trouverez tous les conseils utiles concernant la sécurité du numérique sur ce site : ssi.ac-nancy-metz.fr

Le portail du numérique présente les outils mis à disposition des agents de l’académie : numerique.ac-nancy-metz.fr