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Appel enrichi et suivi des élèves en EPS

10/01/2017 - Lu 15248 fois
Application pour Excel 2007 SP-3 minimum. Suivi des élèves avec la gestion des périodes d'aptitude partielle, des oublis de tenue, des passages à l'infirmerie et les mots "d'excuse" rédigés par les parents. Elle est un complément des outils d'appel en ligne.
Dernière mise à jour : 10-01-2017

Présentation :

Application fonctionnant avec Excel 2007 service pack 3 minimum et toutes les versions plus récentes sur un système Windows. L’interface intuitive est particulièrement adaptée aux tablettes tactiles avec une résolution d’écran de 1024 x 800 pixels minimum.

Aperçu de l'écran principal

 

A partir de l’interface principale, l’utilisateur peut :

- importer la liste des élèves et des classes à partir d’un fichier CSV (lui-même extrait de SIECLE). Les informations à extraire sont la division, le nom, le prénom1, la date de naissance, le sexe, le régime.

Mais il est également possible de saisir manuellement la liste de ses élèves.

- choisir ses classes ou constituer des groupes (si le choix au cours de l’import des élèves depuis le fichier CSV a été fait de définir des groupes d’élèves) ou encore de créer une ou plusieurs listes vierges où l’on saisit les élèves au fur et à mesure (pour des groupes d’élèves personnalisés dont les membres ne sont pas connus au départ).

Aperçu d'un exemple de feuille d'appel et de suivi d'une classe :


 

Appel&Suivi est une feuille de suivi par classe ou groupe d’élèves qui se substitue au support « papier » (carnet de bord ou autre) et permet :

- De créer un cours et de faire l’appel des élèves de façon automatique ou un par un. De petits boutons actifs regroupés par fonction principale (appel, inaptitude, sanction) permettent de saisir des informations qui vont bien au-delà du simple constat de présence ou d’absence.

- De suivre certains points plus particulièrement comme les inaptitudes (avec rappel automatique pour le cours suivant en fonction des dates). Pour les inaptitudes partielles il est possible de saisir une information complémentaire pour un rappel de la nature de l’aptitude partielle qui s’affiche comme commentaire dans la cellule correspondant à l’élève et au cours ;

- De « suivre » les signatures ou retours de documents à partir d’une échéance prévue

- De comptabiliser le nombre de CM, de « mots d’excuses », d’oublis divers et d’afficher un taux de présence et un taux de pratique (potentielle) pour chaque élève. Cela permet de disposer d’un aperçu global depuis le début de l’année pour chaque élève :

Aperçu du bilan classe :

- d’imprimer la feuille de suivi d’une classe.

- d’envoyer par mail la liste de la classe et l’appel concernant uniquement le dernier cours à l’adresse électronique de votre choix (celle-ci est automatiquement sauvegardée lors du premier envoi et facilement modifiable si nécessaire). Nécessite l’installation et la configuration d’un client de messagerie. L’appel envoyé est limité à la mention des élèves absents, en retard, « absents autorisés » (ex dispensés). Les autres informations, peu utiles à la vie scolaire, demeurent enregistrées dans l’application pour le suivi.

- D’imprimer ou de créer dans un nouveau fichier Excel des listes d’élèves avec la possibilité de disposer de 1 à 15 colonnes vierges (au choix) par page et donc plus besoin de faire ses listes à la main !

- De supprimer le dernier cours en cas d’erreur avec mise à jour des statistiques (CM, Oublis et mots d’excuse)

- D’enregistrer les numéros des licences UNSS des élèves pour toujours avoir l’information à disposition.

Pour « lire » l’affichage dans un cours et pour un élève :

- un élève où l’appel n’a pas été effectué apparait « vierge », un élève pointé présent voit la cellule du cours être grisée.

- la règle générale : une information texte plus une couleur associée, la cellule d’un élève présent apparait légèrement grisée si aucune autre information n’est affichée.
Une cellule vierge signifie que l’appel n’a pas été effectué pour cet élève.

Exemple :

Un simple « oubli » se présente comme cela :

- si plusieurs infos sont à saisir (2), le fond de la cellule s’affiche dans la couleur de l’une et le texte correspond à la seconde, par exemple :
La cellule orange avec le texte signifie que l’élève a oublié ses affaires (texte « Oubl. ») et, en plus, qu’une observation (avec signature des parents) a été faite par le professeur ; la cellule est modifiée : couleur orange de la cellule.

 

Téléchargement :

 Appel&Suivi est une application pour Excel 2007 service pack 3 minimum

 Logiciels

 Informations

APPEL et SUIVI
version 2.7-3
pour Windows

Dernière mise
à jour
le : 10-01-2017

Un fichier à télécharger (garanti sans virus) avec installateur à partir de Windows Vista :

Après le téléchargement du fichier, décompresser l'archive (zip) et lancer le fichier Appel_et_Suivi_WindowsVista-7-8-10.exe
Le fichier, les raccourcis sur le bureau et dans le menu démarrer sont copiés sur votre ordinateur (une "tuile" est disponible dans toutes les applications de l'écran d'accueil à partir de Windows 8).
Appel et suivi Un clic sur l'icône Appel et Suivi des classes lance l'application pour Excel.

 

Ou un fichier classique à télécharger sur votre ordinateur, puis à décompresser et à employer de façon classique (sans la création de raccourcis) pour toutes les versions de Windows :

Attention, un bug suite à une mise à jour de Microsoft Excel en décembre 2014 peut affecter le bon fonctionnement de l'application. Cela concerne toutes les versions d'Excel à partir de la version 2007. Pour le corriger, nous vous invitons à consulter cette page. Ce problème est corrigé automatiquement lors de l'installation si vous téléchargez l'application  Appel_et_Suivi_WindowsVista-7-8-10.zip ci-dessus (1ère proposition) ou par une mise à jour plus récente de la suite Office.
 

Pour extraire des fichiers d'une archive, Windows, à partir de la version 7 n'a pas besoin de logiciel spécifique, sinon il est possible de télécharger et utiliser un outil gratuit : 7-zip.

Système d'exploitation Windows

Excel 2007 SP-3 ou une version plus récente.

La mise à jour vers le service pack 3 est nécessaire (gratuit).
(Télécharger le SP-3 pour Excel 2007 si votre logiciel n'est pas à jour)

Attention les versions Office 2010 Starter et Office 365 ne sont pas compatibles.

Application destinée aussi bien aux ordinateurs de bureau, portables et tablettes tactiles fonctionnant sous Windows avec un écran d'une résolution minimale de 1280 X 800 pour une utilisation confortable. Une résolution de 1280 x 600 ("petit" netbook) est possible.

Nécessite l'activation du contenu actif dans Excel (macros)

 

La protection SmartScreen de Windows 8.1/10

La protection SmartScreen est fort probablement activée sur Windows 8.1 ou 10. Si cela est la cas l'utilisation de l'application va être bloquée dans un premier temps. A la place l'écran ci contre va s'afficher pour vous alerter d'un danger potentiel.

Il n'en n'est rien bien sûr et pour pouvoir utiliser l'application il faut afficher les informations complémentaires en cliquant sur le lien "informations complémentaires" (voir la flèche rouge).

Illustration avec Windows 8.1 :
Ecran 1

Illustration avec Windows 10

A l'affichage du second écran, il faut cliquer sur le bouton "Exécuter quand même" (suivre la flèche rouge).

L'application va alors être copiée dans le répertoire _EPS (créé au préalable s'il n'existe pas) et deux raccourcis vont être placés sur le bureau classique de Windows 8.1/10 ainsi que dans "Toutes les applications" de l'écran d'accueil.

  

ANNEXE : extraction de la liste des élèves depuis SIECLE :

1. Dans SIECLE, il faut utiliser le mode "Mise à jour" pour pouvoir créer un export et pas "Consultation et export".

A partir de l'interface de SIECLE, repérer dans le menu vertical à gauche l'onglet "Exploitation" sur lequel il faut cliquer pour découvrir les différents sous-menus. Rechercher "Extractions personnalisées" et cliquer sur le lien. Dans la fenêtre qui s'affiche repérer et cliquer sur un petit bouton en forme de + sur fond vert.

Capture 1 :

 

Donner un Titre à votre extraction et éventuellement compléter le descriptif (facultatif). Parmi les critères de sélection, repérer dans la liste déroulante des thèmes "Scolarité actuelle" puis préciser comme critère "Division". Choisir une condition permettant de sélectionner tous les élèves scolarisés dans l’établissement (de la sixième à la troisième par exemple).

2. Dans cette nouvelle fenêtre il faut sélectionner plusieurs colonnes pour obtenir les renseignements nécessaires au bon fonctionnement de l'application.

Six informations vont être extraites de la base de données :

- Une première série de données est issue du thème "Identification de l'élève", à savoir le "Nom" ou le "Nom de famille", le "Prénom1", la "Date de naissance", le Régime et le "Sexe". La multi-sélection est possible.

- Une dernière donnée, la "Division", est obtenue en la sélectionnant dans le thème "Scolarité actuelle". Un clic sur la double flèche horizontale permet de faire passer une colonne disponible dans la zone des colonnes sélectionnées.

L'ordre des colonnes (les différentes données) n’a pas d’importance, les informations extraites seront classées dans l’ordre nécessaire au bon fonctionnement de l’application au moment de la procédure d’importation.

capture 2
(exemple d’extraction, attention toutes les informations requises ne sont pas retenues dans cet exemple)

 

La validation de vos choix s’effectue en cliquant sur "Suite" et entraine le passage à l'écran suivant. Cet écran permet d'affecter un ordre de tri dans l'affichage des données qui vont être extraites. Il faut indiquer au moins un critère de tri, par exemple la division en premier (permet de classer les élèves par classe). Un deuxième critère de tri peut être éventuellement sélectionné avec le nom de l'élève (facultatif). Cela facilitera la lecture de la liste des élèves obtenue.
Plusieurs choix sont disponibles en bas de l’écran sous la forme de boutons. "Enregistrer" ne fait qu'enregistrer toute la procédure qui sera affichée sous le titre saisi au début sur la première page de SIECLE.
Pour obtenir un fichier au format CSV (obligatoire) il faut cliquer sur "Export Excel" puis choisir "Enregistrer sous" (Internet Explorer) ou "Enregistrer le fichier" (Firefox).
Le fichier obtenu peut être consulté avec Excel pour vérification et il sera ensuite utilisé par l'application dans l'étape d'importation de la liste des élèves et des classes.

 

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