SOMMAIRE :

1. Rappels à la réglementation (CNIL)

2. Utilisation et téléchargement du classeur Excel "Archive-notes-VP"

- Récupérer la liste des élèves depuis Sconet
- Télécharger le classeur Excel

3. Utiliser le classeur "en ligne"dans un groupe de travail collaboratif de l'ENT "Place"

Vidéo de présentation

Ressource asssociée : Créer et utiliser les groupes de travail dans "Place"

1. Rappels à la réglementation (CNIL) :

La CNIL a rédigé un guide Informatique et libertés pour l'enseignement du second degré.

Voici quelques extraits qui s'appliquent dans le cadre de la conservation de notes d'élèves dans un fichier numérique... mais aussi "papier" !

"La loi « Informatique et Libertés » est applicable dès lors qu’il existe un traitement automatisé ou un fichier manuel, c’est-à-dire un fichier informatique ou un fichier « papier » contenant des informations personnelles relatives à des personnes physiques."

"Des données sont considérées comme à caractère personnel dès lors qu’elles permettent d’identifier directement ou indirectement des personnes physiques (ex. : nom, n° d’immatriculation, n° de téléphone, photographie, éléments biométriques tels que l’empreinte digitale, ADN, informations permettant de discriminer une personne au sein d’une population telles que, par exemple, le lieu de résidence, la profession, le sexe, l’âge, etc.)."

"Les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que pour un usage déterminé et légitime, correspondant aux missions de l’établissement, responsable du traitement. C’est au directeur d’établissement qu’il appartient de fixer la finalité des traitements mis en oeuvre pour le compte de son établissement et de la faire respecter."

Le principe de durée limitée de conservation  des données ou "droit à l'oubli" :

"Les informations ne peuvent être conservées de façon indéfinie dans les fichiers informatiques. Une durée de conservation doit être établie en fonction de la finalité de chaque fichier. Exemple : Les informations collectées dans le cadre de l’organisation d’un examen sont conservées pour la durée de la session de l’examen. Au-delà, les données peuvent être archivées, sur un support distinct".

Le principe du respect du droit des personnes :

"Lors de l’informatisation de tel ou tel service, (...) les usagers concernés et le personnel de l’organisme doivent être informés de la finalité du traitement, du caractère obligatoire ou facultatif du recueil, des destinataires des données et des modalités d’exercice des droits qui leur sont ouverts au titre de la loi « Informatique et Libertés » : droit d’accès et de rectification mais aussi, droit de s’opposer, sous certaines conditions, à l’utilisation de leurs données. Cette information doit être diffusée, par exemple, au moyen d’affiches apposées dans les services recevant du public et portée sur les formulaires établis par l’établissement, ainsi que sur les courriers adressés aux personnes dont les données sont collectées."

L'ENT et la CNIL :

Tout établissement utilisant Place doit avoir adhéré à la CNIL par un acte ayant obtenu l'aval du Conseil d'Administration. Par conséquent il est possible d'utiliser un fichier informatique pour conserver et archiver les notes d'examens des élèves en EPS pour une durée limitée. Si cela n'a pas été fait, voici les liens vers deux documents :
- Déclaration à la CNIL (document PDF)
- Modèle d'acte d'adhésion à la CLIL pour le CA (document word)

ATTENTION, le recours à des services en ligne (par exemple Google documents ou d'autres environnements virtuels) pour partager et conserver des données ne sont pas compatibles avec les exigences de la loi Informatique et Libertés. C'est la responsabilité du Chef d'établissement qui est engagée.

2. Utilisation et téléchagrement du classeur Excel "Archive-Notes-VP" :

Ce fichier Excel doit vous permettre, d'enregistrer l'ensemble des notes émises aussi bien pour les CAP 2 ans que les baccalauréats professionnels et les CAP/BEP intermédiaires.
Vous devez conserver les notes des élèves inscrits en première année de CAP et en classe de première de Bac Pro 3 ans, car certaines notes pourront ou devront être prises en compte dans le calcul de leur examen final.
Le fichier vous propose donc, d'enregistrer toutes les notes de la façon suivante.
La première phase consiste à clairement identifier chaque candidat, en saisissant son nom et son prénom, son sexe, sa classe, son numéro de candidat et sa date de naissance. L'administration de votre établissement, doit être en mesure de vous fournir ces informations à partir de Sconet, afin de vous éviter de saisir manuellement l'ensemble de ces données.

Il faut utiliser un classeur par promotion. L'année prochaine vous utiliserez un nouveau classeur dans lequel vous importerez les élèves arrivant en seconde. Ce classeur sera utilisé pendant tout leur cursus jusqu'à l'année de leur examen final, et ainsi de suite. D'une année sur l'autre, Il faudra actualiser la classe (colonne "classe" du classeur) dans laquelle ils sont affectés directement dans le classeur. Cette action est facultative car il est possible de gérer l'archivage des notes sans indiquer la classe dans laquelle est affectée l'élève. Dans ce cas, le plus simple est de laisser la colonne "Classe" vierge. Il n' y a plus d'importation à faire depuis SCONET. Les partants sont supprimés directement dans le classeur, les nouveaux élèves sont rajoutés dans le classeur manuellement. Exemple pour les bac pro 3 ans : 3 classeurs seront utilisés en parallèle, un pour chaque année repère correspondant à leur entrée en seconde.

Préliminaires :

Comment récupérer la liste des élèves inscrits en première année CAP et BacPro dans les versions du classeur Archives-Notes-VP-V2 et Archives-Notes-VP-V1 ?

Si vous envisagez d'utiliser la version Archives-Notes-VP-V2.01.02 ou une version plus récente seule l'étape 1 est à réaliser. Les étapes 2 et 3 sont traitées par le classeur lui-même à partir de cette version.

Etape 1 :
Vous devez demander deux extractions via Sconet à votre administration, une pour chaque type d'examen (Cap 2 ans et BacPro), avec quelques précisions. Il faut effectuer une extraction personnalisée avec le nom, le prénom1, le sexe, la classe ou division, l'INE et la date de naissance des élèves (respectez l'ordre).

Etape 2 : Vous ouvrez le fichier "Archives-notes-VP", puis vous sélectionnez le type d'examen qui correspond à vos élèves et :

Avec Excel 2007 ou une version plus récente :
Vous ouvrez le fichier ".CSV" d'un clic de souris et les données s'affichent en colonnes. Vous pouvez aussi importer les données en lançant Excel, puis dans le menu "Données", choisir "A partir du texte". Repérez le fichier CSV, passez les différents écrans en cochant les point-virgules et validez par un clic de souris sur "Terminez" puis "OK". Vous copiez l'ensemble des cellules contenant les informations sur les élèves.

Avec une version plus ancienne d'Excel :
Vous ouvrez l'application Excel, puis dans le menu Données, Données externes, Importer le fichier texte. Mettez la recherche sur "tous les fichiers". Il faut repérer le fichier .CSV. On importe. Là dans l'interface qui s'ouvre, il faut cocher les point-virgules, puis on valide. Vous ouvrez le fichier converti, puis vous copiez l'ensemble des cellules contenant les informations sur les élèves.

Etape 3 : Vous affichez le fichier "Archives-notes-VP" ouvert au début, puis vous sélectionnez la première celulle dans la colonne Nom. Vous sélectionnez l'onglet Accueil, vous cliquez sur la petite flèche du bas en-dessous de Coller et, dans la fenêtre qui s'ouvre vous sélectionnez Collage spécial... puis Valeurs (dans le cas d'Excel 2007 ou plus récent). Autre possibilité avec le clic droit de la souris qui donne accès rapidement aux différentes options du copier-coller.
Si votre version d'Excel est plus ancienne, vous déroulez le menu Edition puis Collage spécial et cliquez sur le bouton radio Valeurs.

Si la ligne Collage spécial n'est pas active,  restez sur cette page du classeur, revenez au fichier CSV toujours ouvert pour copiez à nouveau le contenu des cellules avec les informations des élèves puis retournez au classeur Archives-Notes-VP. Depuis le menu Accueil/Edition, coller, collage spécial, cochez le bouton radio Valeurs et validez.

Vous devez obtenir un fichier avec la totalité des élèves que vous avez extrait.

Vous répétez la même opération avec le second fichier CSV.

Télécharger le fichier Excel :

Le nom du fichier est : Archive-notes-VP-V<numero de version>, celui-ci est "zippé". Une fois téléchargé, il faut extraire le fichier Archives-notes-VP sur votre ordinateur et compléter la page d'accueil en choisissant le département de votre établissement, le nom de votre établissement (l'ensemble des lycées polyvalents, les LP, les CFA et les EREA classés par département) et l'année "repère" dans les 3 listes déroulantes.

Si votre établissement ne figure pas dans la liste, prenez contact en précisant son Nom et son RNE. En cas de problème à propos de l'utilisation du classeur, précisez impérativement la version du classeur que vous utilisez, le système d'exploitation de votre ordinateur, la version d'Excel et le navigateur internet utilisé (dans le cas d'une utilisation d'un groupe de travail dans PLACE) afin de pouvoir vous aider au mieux.

Chaque tableau est prévu, par défaut, pour 203 élèves. Pour rajouter des lignes supplémentaires, déprotégez la feuille correspondante à l'examen, placez vous sur la dernière ligne en bas de tableau et insérez les lignes supplémentaires nécessaires. Pour les CAP/BEP en cursus Bac pro, ajoutez le même nombre de lignes dans les feuilles CAP/BEP et BacPro.

Il vous reste à copier la liste des élèves pour le CAP et faire de même pour les élèves inscrits en Bac Pro. Attention, dans ce cas, il faut copier la liste en CAP/BEP dans le cursus BacPro et non en Bacpro. Les cellules sont d'ailleurs protégées pour éviter cette erreur.

Attention, hormis les pages d'accueil et d'aide, les feuilles du classeur sont protégées sans mot de passe pour éviter des erreurs involontaires mais facilement déverrouiables.

Téléchargement :

Version 2.01.02 : Archive-notes-VP-V2.01.02.xlsm

En plus des fonctions de la version 2.00.02 voici les nouveautés :

- nécessite toujours Excel 2007 ou une version plus récente.

- importation des élèves depuis les fichiers extraits de Sconet au format CSV en deux temps, le premier pour les élèves inscrits en Bac Pro et en second pour les élèves en CAP-BEP 2 ans.

- copie des élèves de chaque examen dans la feuille de calcul correspondante. Pour toute liste d'élèves dont le nombre est supérieur à 105, les tableaux sont redimensionnés automatiquement au moment de la copie.

Télécharger le fichier "Archive-notes-VP-V2.01.02.zip" : 

Version 2.00.02 : Archive-notes-VP-V2.00.02.xlsm

- nécessite Excel 2007 ou une version plus récente

- En Bac Pro, seules les notes de Terminale BEP de niveau 4 capitalisables sont recopiées dans la feuille BacPro

- le fichier peut être utilisé dans un groupe de travail dans l'espace d'échanges de "Place" et être consulté/modifié en ligne avec tout poste connecté à internet, paticulièrement intéressant si plusieurs enignants souhaitent saisir les notes dans un seul classeur pour l'établissement.

- fonctions automatisées ("macros") pour :

: sauvegarder le classeur ;

: quitter le classeur en enregistrant automatiquement les modifications ;

: fermer sans enregistrer le classeur pour revenir au bureau d'un clic. Fonction utile si l'on travaille "en ligne" en mode "lecture seule" dans "Place" ;

: effectuer des tris par les Noms des élèves ou par les Classes ;

 : imprimer les notes par année.

Télécharger le fichier "Archive-notes-VP-V2.00.02.zip" : 

IMPORTANT, activation des macros dans Excel :

Par défaut, les actions déclenchées par un clic sur l'un des boutons ci-dessus ne seront pas exécutées. Excel désactive les macros des classeurs. Voir l'image ci-dessous obtenue dans Excel 2007 :

Pour vérifier et activer les macros, il faut modifier le niveau de sécurité. Pour cela :

1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office (en haut à gauche d'Excel 2007) puis sur Options Excel.

2. Dans la boite de dialogue Options Excel, cliquez sur Centre de gestion de la confidentialité, puis sur le bouton Paramètres du centre de gestion de la confidentialité.

3. Dans la boite de dialogue Centre de gestion de la confidentialité, cliquez sur Paramètres des macros et choisissez le bouton à cocher Activer toutes les macros... (voir l'image ci-dessous)

4. Validez en cliquant sur le bouton OK une première fois, puis une seconde fois.

5. Ouvrez votre classeur qui devrait parfaitement fonctionner.

Ressource associée : les emplacements approuvés pour vos fichiers (fonction pour un usage sur un poste en "local" ou en réseau interne).

Version 1 : Archive-notes-VP-V1.00.02.xls

- première version

- intégration des établissements de l'académie (LPO, LP, CFA EREA), des APSA et adaptation  aux spécificités de l'académie

- classeur réalisé avec Excel 2007, devrait être compatible avec les versions antérieures d'Excel (testé avec Excel 2002 sans problème)

- rajout d'une colonne classe par rapport au classseur original de l'académie de Lyon.

Télécharger le fichier "Archive-notes-VP-V1.00.02.zip" :

Classeur original :

Adaptation à partir d'un classeur Excel créé par P. Bouzonnet (académie de lyon) sur lequel nous nous sommes appuyés pour proposer un classeur similaire dans l'académie.

Vidéo de démonstration :

 3. Utilisation du classeur "en ligne " dans un groupe de travail collaboratif de l'ENT "Place" :

ATTENTION, l'utilisation de cette fonction de travail en ligne avec l'ENT Place n'est possible que dans un environnement 100% Microsoft (janvier 2011), c'est à dire :

- Windows XP (fonction qui peut ne pas toujours être disponible sur cette version de Windows !), Vista ou Seven.
- Internet Explorer 8 minimum
- Excel 2007 ou une version plus récente (ou suite Microsoft Office 2007). Une mise à jour avec les "Service Pack" 1 et 2 est recommandée.

1. Depuis la page d'accueil de l'Espace d'échanges de Place (https://www.placedulycee.fr/), sélectionnez le groupe EPS : archivage notes élèves (ou le Nom que vous avez retenu dans votre établissement) d'un clic de souris pour afficher son contenu.

Aide à la création d'un groupe de travail dans l'Espace d'échanges de Place : Créer et utiliser les groupes de travail dans "Place"

2. Sélectionnez le dossier de l'année en cours 1ère année Bac pro 2010-2011 (ou un autre intitulé selon votre choix) puis le fichier correspondant au classeur d'archivage des notes, ici Archive-notes-VP-V2

.

3. Dans la fenêtre de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez Modifier puis validez en cliquant sur OK

4. Une seconde boite de dialogue s'ouvre en avant d'Excel qui est lancé automatiquement. Saisissez votre identifiant et mot de passe de Place et validez en cliquant sur OK. Une seconde demande identique peut être requise, répétez les mêmes saisies.
En cochant la case Mémoriser ces informations, l'application se souviendra de votre identifiant et de son mot de passe. Un simple clic sur OK affichera le classeur Excel à l'écran sans demande supplémentaire d'identification.

5. La page d'accueil du classeur s'affiche. Tout le travail que vous allez effectuer à partir de cet instant doit être impérativement enregistré régulièrement pour éviter la perte des données suite à une interruption de la connexion internet. Le travail en ligne apporte plusieurs  avantages :

- un seul classeur par établissement toujours accessible avec une connexion internet
- impossibilité d'ouvrir en modification plusieurs classeurs en parallèle avec le risque au moment d'enregistrer les données d'écraser la saisie d'une autre personne.
- l'accès en modification est unique, le premier qui se connecte à la main, les autres doivent attendre leur tour (contrainte très faible vu le nombre réduit de membres du groupe)
- sécurisation des données sur les serveurs
- la création d'un fichier élèves avec des informations personnelles et confidentielles (notes) satisfait aux préconisations de la CNIL.